Vaga Para Assistente administrativo (m/f)

Vaga Para Assistente administrativo (m/f)

Assistente Administrativa será responsável por fornecer suporte administrativo, logístico e de recepção abrangente para garantir o bom funcionamento das operações no Escritório. Esta função envolve a gestão da administração do escritório, a supervisão da logística de eventos, reuniões, bem como arranjos de viagens de negócios, a execução de tarefas de recepção e a garantia de que todas as actividades organizacionais sejam realizadas de forma eficiente.

Principais Responsabilidades:

• Gerir as comunicações do escritório, incluindo e-mails, chamadas telefónicas e correspondência escrita, garantindo uma resposta eficiente e oportuna;

• Organizar e manter o sistema de arquivo do escritório, tanto físico quanto digital, assegurando o fácil acesso e a integridade de documentos e registos importantes;

• Preparar e distribuir as agendas de reuniões, redigir actas e acompanhar os pontos de acção acordados nas sessões;

• Organizar os preparativos de viagem (voos, transporte, alojamento) para colaboradores, voluntários ou convidados, garantindo uma viagem tranquila e eficiente para fins relacionados ao trabalho;

• Coordenar a logística de workshops, programas de formação, conferências e outros eventos promovidos pela FH, incluindo a gestão de locais, catering e equipamentos necessários;

• Actuar como ponto de contato principal com fornecedores e prestadores de serviços, assegurando a entrega pontual e correta de todos os serviços logísticos;

• Gerir fundo de maneio e registar todas as entradas e saídas de numerário;

• Supervisionar e apoiar a coordenação de visitas de campo, garantindo que todos os recursos necessários (transporte, materiais, entre outros) sejam organizados com antecedência.

Como se candidatar 

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